Googleドライブは、Webブラウザ上でワープロ、スプレッド シート(表計算)、プレゼンテーション、図形描画といった機能が 使えるサービスです。誰でも無料で使うことができます。Google ドライブには、以下のような特徴があります。
◆アプリケーションのインストールが不要
通常、ワープロや表計算などを使う時には、あらかじめMicrosoft Officeなどのアプリケーションソフトをインストールしておかなければな りません。しかし、Googleドライブでは、WebブラウザでGoogle ドライブのサイトにアクセスするだけで文書の閲覧、編集が可能にな ります。また、Microsoft Officeなどで作成した書類をアップロードする と、Googleドライブのデータに変換し、ブラウザ上で編集できる機 能も備えています。
◆IDとパスワードがあればどのパソコンでも使える
Googleドライブは、標準的なWeb技術を使って作られているため、 WindowsでもMacでも同じように使うことができるだけでなく、 iPhoneやAndroidといった、スマートフォンからも利用できます(ただ し、使用するWebブラウザやOSによっては、機能に制限が生じます)。
◆作成書類はサーバー(クラウド)上に保存される
Googleドライブで作成した書類は、Googleのサーバー上に保存さ れます。ファイルの管理もWebブラウザ上で行います。編集する際にも、 いちいちダウンロードする必要はなく、サーバー上のファイルを直接開くことになります。例えば、会社で作成した文書を、自宅のパソコンで再編 集する場合にも、ファイルをコピーして持ち歩く必要はありません。Web ブラウザでGoogleドライブにアクセスすれば、いつでも作成した書 類を開くことができます。
複数のパソコンで書類を編集すると、ファイルのコピーが分散して、どれ が最新版なのかがわからなくなってしまうことが少なくありません。Googleドライブでは、書類がサーバー上で一元管理されるので、こ うしたトラブルが防止できます。
パソコンで作成した書類をGoogleドライブにアップロードすること もできます。Googleドライブには、基本的にどんな書類でもアップ ロードできますが、Microsoft WordやExcelなどのファイルなら、アップロードと同時に自動的にGoogleドライブの各アプリ形式に変換させて、 Googleドライブ上で編集することが可能です。機能の差があるの で、どんな書類でも100%正確に変換されるわけではありませんが、既存の書類資産を活かしたまま、Googleドライブを活用することが可 能になっています。
なお、Googleドライブで作成した書類は、必要に応じてパソコンに 形式を指定してダウンロードすることもできます。
◆書類を他の人とリアルタイムに共有できる
Googleドライブの最大の特徴が、1つの書類を他の人と共有できる ことです。書類ごとに共有するメンバーを設定することで、作成した書類 を他の人に見せたり、編集してもらうことができます。通常、書類を他の 人にチェック・編集してもらうためには、メールにファイルを添付して送 るのが一般的です。しかし、この方法では、メンバーが多いと沢山のコ ピーができてしまい、その管理や内容の統合に多くの手間がかかります。 しかし、Googleドライブなら、1つの書類を複数のメンバーで共有 できるので、こうした問題は起こりません。
Googleドライブがすごいのは、複数のメンバーが同時に1つの書類 を編集することも可能なことです。一般的なファイル共有では、誰か1人 が使っている時には、そのファイルはロックされ、他の人は開くことがで ません。そうしないと、ファイルが壊れてしまう可能性があるからです。 しかし、Googleドライブでは、大勢の人が1つのファイルを同時に 開き、そこに書き込むことができるようになっています。しかも、各人の 画面には、他の人が、今、どこを編集しているかもリアルタイムに表示さ れます。編集画面には、文字で会話を行うチャット機能や、書類の任意 の位置にコメントを付ける機能もあるので、離れた所に居るメンバーが相 談しながら1つの書類をまとめるといった使い方が可能です。
◆アイデア次第で様々な活用が可能
Googleドライブは、複数メンバーが同時に閲覧・編集できることで、 様々な使い方が考えられます。例えば、今の企業では、会議に参加する 全員がノートパソコンを持っていることは珍しくありません。そこで、全 員が同じGoogleドライブのページを開いて、それをホワイトボード 代わりに使用することもできます。ワープロだけでなく、表計算や図形描画も使えますので、その場でコストを試算してみたり、チャートを描いて みることもできます。
また、この方法なら、会議が終わると自動的に議事録が作成されている ことになります。しかも、終了後に議事録を配る必要もありません。会議 の書類にアクセスすれば、いつでも議事録を見ることができるからです。 次の会議までに、コメントなどで新たな意見を追加していけば、前回の結 果を踏まえてより効率的な議論ができるでしょう。
他にも取引先と電話での商談中に、表計算の書類を共有し、お互いにリ アルタイムに数字を変更しながら価格交渉をするなど、アイデア次第で 様々な応用が考えられます。
◆Googleドライブを利用する際の注意
素晴らしい特徴を備えたGoogleドライブですが、決して万能ではあ りません。まず、アプリケーションの機能は市販ソフトに比べるとシンプ ルです。また、ネット環境が無いと使えません。そして、ブラウザやOS 環境によっては機能がきちんと働かない時もあります。こうした点を理解 して、ある部分は割り切って使う必要があるでしょう。 ちなみに、Googleは、企業向けに有料の「Google Apps」というサー ビスを用意しています。この中にはGoogleドライブも含まれており、 より高いセキュリティ機能などが提供されています。ビジネスで本格的に 活用したいという方は、検討してみる価値があるでしょう。
